Import data BIP

Buku Induk Penduduk (BIP) yang diperoleh dari Disdukcapil dalam format Excel dapat diimpor langsung ke dalam database SID melalui fitur Import BIP. Fitur Import BIP ini umumnya dipakai untuk memasukkan data penduduk awal, pada saat mulai menerapkan SID di desa.

Perlu diperhatikan, bahwa data BIP hanya berisi data layanan pada Disdukcapil, dan belum tentu mencerminkan keadaan penduduk terkini di desa. Misalnya, data BIP tidak akan berisi penduduk yang belum memiliki KTP atau NIK.

Fitur Import BIP dapat mengimpor data penduduk dalam format:

  1. BIP 2012, atau
  2. BIP 2016

 

Untuk menampilkan laman Import BIP di modul Administrasi, klik Database > Import BIP, seperti gambar di bawah ini.

Syarat Data

Laman itu menampilkan petunjuk pengisian data penduduk pada file BIP yang akan diimpor. Penjelesan itu juga memberikan tautan contoh berkas BIP 2012 dan BIP 2016. Tautan itu ditunjukkan pada gambar di atas.

Fitur Import BIP hanya mengenal Excel format 2003 (Excel 97-2004 Workbook, berakhiran .xls). Apabila berkas BIP yang akan diimport tidak dalam format itu, maka perlu disimpan (Save As) dulu ke dalam format itu.

Format semua cell tanggal, seperti tanggal lahir, di berkas Excel BIP perlu diubah menjadi dd/mm/yyyy (misalnya 23/07/1964). Apabila dibiarkan dalam format dd/mm/yy (misalnya 23/07/64), tanggal tersebut tidak akan terimpor dengan benar.

Proses Import

Setelah berkas selesai disiapkan, klik tombol Choose File untuk memilih berkas BIP yang akan diimport.

Setelah memilih berkas BIP yang akan diimport, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini:

Apabila data penduduk yang ada dalam database SID ingin dihapus dulu sebelum mengimport yang baru, centang checkbox yang ditunjukkan pada gambar di bawah. Jangan dicentang apabila data yang diimport akan ditambahkan pada data penduduk yang sudah ada.

Klik tombol Import untuk mengimport berkas pilihan anda. Lamanya proses import ini tergantung jumlah data yang diimport, kemampuan perangkat komputer serta kecepatan jaringan internet (apabila instalasi SID ada di server hosting).

Perhatian

Bila data yang diimport akan ditambahkan (yaitu data yang ada tidak dihapus dulu), maka ketentuan berikut berlaku:

  • Apabila di database sudah ada penduduk dengan NIK sama, maka data penduduk tersebut akan di-update dengan data yang diimport
  • Pada waktu mengupdate data penduduk yang sudah ada, kolom data (misalnya Nama Ibu) tidak akan diupdate apabila kolom data tersebut kosong di baris berkas BIP yang sedang diimport. Yaitu, hanya kolom data yang berisi yang akan diupdate.

Apabila anda mengalami masalah pada waktu Import BIP, coba lihat lihat laman Error Import Excel. Laman itu menjelaskan error yang sering dialami dan cara menanganinya.